Прежде чем написать текст голосового автоответчика, давайте разберёмся какие они бывают. От этого будет зависеть содержание и структура текста.
1. Автосекретарь - это тот голос, который звонящий слышит первым, набрав номер вашей компании. Автосекретарь приветствует дозвонившегося и помогает проникнуться симпатией и доверием к вашей компании. Например, текст для вашего автосекретаря может звучать так:
Пример
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию "название компании". Ваш звонок очень важен для нас. Пожалуйста, дождитесь ответа оператора. Мы работаем с 10:00 до 19:00 по будням. Оставайтесь, пожалуйста, на линии. Вам ответит первый освободившийся оператор. 2. Interactive Voice Response(сокращённо IVR) - можно перевести как Система предварительно записанных голосовых сообщений. После того, как звонящий услышал автосекретаря, тот же самый голос предлагает следующие варианты действий: если вы знаете то, нажмите 1, если это – 2 и так далее.
Вы можете сообщить о все ваших офисах, рассказать об акциях или информировать о часах работы.
В конце обязательно дайте дозвонившемуся возможность переключиться на оператора, нажав, например 0. Человеку необязательно слушать весь список предложений, у него есть возможность поговорить с живым человеком. Опросы показали, что людям не нравится долго ждать ответа, а нажав определённую клавишу они могут найти то, что им нужно. Обязательно запланируйте этот пункт, когда делаете запись ivr.
Пример
Здравствуйте. Благодарим за звонок в компанию "название компании". Пожалуйста, переведите Ваш телефон в тональный режим или дождитесь ответа оператора. Чтобы связаться с отделом продаж нажмите 1, с технической поддержкой 2, или оставайтесь на линии и мы ответим на любой ваш вопрос. 3. Ожидание на линии - теперь, когда звонящий ожидает ответа, у вас есть возможность продать ему какую-то услугу или продукт. Вы можете превратить время ожидания в продажу.
Напишите три или четыре «вежливых сообщения» (о том, сколько осталось ждать или что вы рады его звонку) и такое же количество продающих сообщений - чередуйте их, в то время как человек ждет на линии. В то время когда звонящий ожидает ответа, вы можете мягко напомнить им, что цените их время и выбор.
«Вежливые сообщения» нужны чтобы успокоить звонящих пока они ждут.
И кстати, у вас есть слушатель поневоле! Это самое лучшее время чтобы голосовой автоответчик сообщил ему о каком-либо специальном предложении.
Пример
Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию "название компании". Ваш звонок очень важен для нас. К сожалению, все операторы заняты. Пожалуйста, оставайтесь на линии. Вам ответит первый освободившийся специалист. 4. Голосовая почта - возможно, вам понадобится голосовая почты компании. Голосовая почта -
будет работать как универсальное приветствие для любых сообщений, которые люди оставляют за пределами личной голосовой почты.
Давайте представим, что ваш клиент позвонил после окончания работы и нет никого кто бы мог ему ответить.
Пример
Вас приветствует компания "название компании". Спасибо за Ваш звонок. Мы работаем с 10:00 до 19:00 по будням. К сожалению, сейчас мы не можем ответить на ваш звонок, так как вы позвонили в нерабочее время. Пожалуйста перезвоните в будние дни, или оставьте голосовое сообщение после сигнала. В этом случае у вас есть несколько вариантов решения: 1. Позвольте клиенту остаться на линии, пока он не перейдёт к голосовой почте, и запишет голосовое сообщение, 2. Вы можете настроить автоответчик так, что после сообщения часов работы, благодарности за звонок, посоветовать оставить сообщение или номер телефона, чтобы связаться с клиентом в будние дни. То же самое касается и праздников. Если вы хотите подготовить специальное сообщение к праздникам, вы можете настроить сообщение для своих клиентов и запускать его в соответствующее время. Надеюсь эта статья помогла вам написать текст для автоответчиков.
